Inicio / CRÍTICA A LAS PRÁCTICAS DE AUDITORÍA, ACCIONES CORRECTIVAS Y LA PERTINENCIA DE LAS NO CONFORMIDADES CON SUS CAUSAS

CRÍTICA A LAS PRÁCTICAS DE AUDITORÍA, ACCIONES CORRECTIVAS Y LA PERTINENCIA DE LAS NO CONFORMIDADES CON SUS CAUSAS

Por: Victor Benavides Romero
Argus Soluciones Integrales S.A.S.
vbenavides@argussolucionesintegrales.com

 

Como ejemplo tomaremos la norma ISO 9001 versión 2015 para especificar el requisito, cabe aclarar que este blog aplica también para las versiones anteriores de todas las normas que hagan referencia explícita a acción correctiva en el marco de documentos ISO.

10.2.1. Cuando ocurra una no conformidad, incluida cualquiera originada por quejas, la organización debe:

a) Reaccionar ante la no conformidad y, cuando sea aplicable:

1) Tomar acciones para controlarla y corregirla;

2) Hacer frente a las consecuencias.

b) Evaluar la necesidad de acciones para eliminar las causas de la no conformidad, con el fin de que no vuelva a ocurrir, ni ocurra en otra parte, mediante:

1) La revisión y el análisis de la no conformidad;

2) La determinación de las causas de la no conformidad;

3) La determinación de si existen no conformidades similares, o que potencialmente puedan ocurrir;

c) Implementar cualquier accione necesaria;

d) Revisar la eficacia de cualquier acción correctiva tomada;

e) Si fuera necesario, actualizar los riesgos y oportunidades determinados durante la planificación; y

f) Si fuera necesario, hacer cambios al sistema de gestión de la calidad.

10.2.2. La organización debe conservar información documentada como evidencia de:

a) La naturaleza de las no conformidades y cualquier acción tomada posteriormente;

b) Los resultados de cualquier acciones correctivas.”

Según este requisito referenciado: No es obligatoria la implementación de una metodología de análisis de causas ni tampoco se relacionan metodologías específicas para éstas.

Es recurrente la exigencia de metodologías específicas de identificación de causas por parte de los auditores, entre estas encontramos: 3 o 5 por qué, diagrama causa efecto, árbol de problemas, lluvia de ideas, entre otras (Muy pocas). Se hace bastante énfasis en desarrollar metodologías de análisis de causas que sin ser un criterio de auditoría, un requisito de las normas auditadas y en algunos casos sin ser necesitado por las organizaciones, es requerido por los auditores y sobre lo cual se identifican no conformidades; lo que a la fuerza y de modo subjetivo se convierte en un criterio de auditoría oculto porque poco a poco se fue incluyendo en los procedimientos asociados a las acciones correctivas, pero que debemos evitar ya que en estas nuevas versiones (En este caso ISO 9001) no se requieren procedimientos obligatorios para la toma de acciones correctivas. En uno de nuestros blogs también hablamos de cómo redactar no conformidades y argumentábamos que es vital para estos definir su impacto. Imaginémonos el escenario en que pueden estar las organizaciones cuando se identifican no conformidades de bajo impacto y se exige para cada una de estas implementar metodologías de análisis de causas,  cuando en algunas ocasiones solo basta la experiencia y competencia de los trabajadores del proceso. Es claro que las no conformidades son incumplimientos, pero para comprender mi punto de vista respecto a la importancia y modo de identificación de estas es necesario leer los blogs que anteriormente he escrito acerca de: “¿Cómo elaborar listas de verificación para auditorías internas?” y “Redacción de hallazgos”. Para enriquecer el ejercicio de la auditoría, se debe enriquecer el modo en que se identifican y registran las no conformidades.

Las organizaciones que cuenten con un sistema de gestión implementado no están obligadas ni requeridas a desarrollar metodologías de análisis de causas de modo obligatorio. Si para una organización es suficiente la competencia de los involucrados, esto debe respetarse ya que es suficiente justificación; sin embargo se ha ido popularizando la necesidad de implementar estás metodologías para “Dar seguridad sobre la identificación de la causa raíz de la no conformidad, con el fin de evitar que vuelva a ocurrir”.

Un auditor no debería tomarse la atribución de analizar la pertinencia de las causas con la no conformidad antes de ejecutada la acción, considero que es atrevido que el auditor identifique no conformidades asociadas a esta pertinencia sin que la acción correctiva se haya implementado,  esto en razón que el único modo para verificar esta pertinencia es que la acción sea eficaz y para que ésta sea eficaz tiene que ser implementada. Se realiza un juicio de valor sobre un escenario subjetivo y a esto me refiero cuando digo que los auditores pueden perder con el tiempo la objetividad.

Debemos tener presente que el auditor –Ya sea de primera, segunda o tercera parte- Debe agregar valor al proceso, dar información al cliente de auditoría que le sea útil y que la cantidad de no conformidades no es una unidad de medida para conocer el desempeño del auditor. Hago un llamado para que los auditores rompamos los esquemas tradicionales en que se auditan los sistemas de gestión y tomemos conciencia que parte de una inadecuada planificación del mejoramiento organizacional es responsabilidad compartida con el auditor. La invitación es para que no exijamos en nuestras auditorias las herramientas de análisis de causas como un criterio de auditoría, más aún que estas nuevas versiones normativas no exigen procedimientos, es más sensato identificar oportunidades de mejora enfocadas en “analizar la viabilidad y pertinencia de mantener estas metodologías de análisis de causa” cuando no apliquen para que retomen el rumbo de mejoramiento. Así que no más excusas, no podemos justificar la falta de objetividad al generar no conformidades en razón que estos hacen parte del mejoramiento.

Puedes encontrar formatos y presentaciones relacionadas con este blog en nuestra sección de descargas. 

27-08-2018 |Categoría: General | 0 Comentarios

0 Comentarios

Deja un comentario

Para poder comentar debes ser un cliente registrado, debes iniciar sesión o registrarte.