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EL ROL DEL CONSULTOR EN LAS AUDITORÍAS DE TERCERA PARTE

Por: Victor Benavides Romero

Argus Soluciones Integrales S.A.S.

vbenavides@argussolucionesintegrales.com

El presente blog trata un tema que muchos consultores o auditores de tercera parte han vivido, en unas ocasiones representan una situación normal de un día de trabajo y otras representan una situación incómoda provocada por un riesgo de confrontación. Este blog, como todos los anteriores obedecen a pensamientos del bloguero, son percepciones personales que el lector puede o no acoger y tener en cuenta, en este caso hablaremos del rol del consultor en las auditorías de tercera parte.

Para opinar sobre este tema debo ponerme en la situación de las dos partes: El consultor y el auditor de tercera parte. Con esto podría no solo dar una conclusión sino unas recomendaciones finales para que el cliente de auditoría no se vea afectado por una situación ajena. Dicha situación, que en ocasiones está ambientada con un poco de incertidumbre y tensión, sucede cuando un organismo de certificación de sistemas de gestión realiza la auditoría a una organización, pero durante esta actividad se ve necesaria la participación del consultor. No haría este blog sin conocer de casos propios y de consultores amigos, en los que por decisión del auditor de tercera parte se niega la participación del consultor durante la auditoría interna, sin embargo esta negación de participación puede estar condicionada. Este blog se enfocará en los aspectos adversos de esta interacción entre auditor y consultor.

Los auditores deben ser conscientes que en la mayoría de los casos, los consultores hacen parte esencial en un proyecto de implementación o mejoramiento de sistemas de gestión. Desconocer esta situación y su complejidad va en contra de los principios de auditoría. Es necesario e importante para el auditor y el mismo organismo de certificación reconocer el rol del consultor, así mismo es vital su participación ya que a través de su competencia se puede orientar el mejoramiento basado en el informe de auditoría que se genere. Es decir, el auditor y el consultor pueden hacer un gran equipo que contribuyan al mejoramiento de las organizaciones auditadas.

Iniciamos nuestro análisis desde la perspectiva del auditor de tercera parte. En mi caso personal he vivido las dos situaciones: Auditores que amablemente me permiten participar como consultor y auditores que niegan mi participación, omitiré las emociones o lenguaje no verbal por esta ocasión. Lo importante es estar en la posición del auditor. Un auditor puede pensar lo siguiente:

  • “Si permito la participación del consultor, todo lo que diga me lo va a refutar y no podré cumplir mi objetivo del programa auditoría”
  • “Si permito participar al consultor, es posible que sea el quien presente la evidencia a mis preguntas, además pondría nerviosos a los auditados, la actividad no sería objetiva, es mejor obtener dicha evidencia directamente de los líderes de los procesos”:
  • “Si permito participar al consultor, es posible que influya a la organización para estar en mi contra”.
  • “Es posible que el consultor tenga más experiencia que yo y me afecte mi actividad”.
  • “Yo soy el auditor y yo decido que sencillamente no entra”.
  • “Voy a perder tiempo aclarando y convenciendo al consultor de lo que he evidenciado frente a los requisitos auditados en cada proceso”.

Ahora propongo la perspectiva del consultor:

  • “El auditor pondrá nerviosos a mis clientes”
  • “Si no participo, el auditor dejará hallazgos que no deberían ser”.
  • “Yo he participado en 8 meses como consultor, debería dejarme participar”.
  • “Debo participar para aclarar dudas sobre la implementación de los requisitos”.

Estos son algunos pensamientos que se pueden presentar en la mente del auditor o consultor, pueden cambiar algunas palabras, pero la esencia es la misma, la incertidumbre a esta interacción que afecte el cumplimiento de los objetivos de auditoría, esto generado por un ambiente de desconfianza y egos.

Por esto hago unas cortas recomendaciones para que el rol del consultor sea optimizado durante la auditoría, para que se permita obtener evidencia objetiva y para que no se afecte a la organización con hallazgos y conclusiones que no den a lugar.

Recomendaciones:

Evento Recomendaciones para el consultor Recomendaciones para el auditor
Frente a la comunicación durante la auditoría Permita que quien se comunique directamente con el auditor sea el representante de la organización delegado. Participe cuando pueda dar un mensaje constructivo. Permita al consultor participar durante la auditoría, las comunicaciones con él son vitales ya que se puede optimizar su conocimiento para que la organización entienda lo que se comunica o pregunta.
Frente a la presentación de los hallazgos.
  • Espere a que se presenten los hallazgos, pida la palabra respetuosamente en caso de no estar de acuerdo, para esto tenga bien fundamentado su argumento.
  • En caso de no estar de acuerdo acuda a solicitar especificación sobre el criterio incumplido y su respectiva evidencia objetiva. Es posible que la evidencia sea subjetiva, para esto solicítela amablemente en razón de apoyar a la empresa en planificar la acción correctiva y específicamente la corrección.
  • Evite hacer comentarios ofensivos o de percepciones cuando no apliquen al criterio, alcance y objetivo de auditoría.
  • Sea claro en la redacción de los hallazgos, para esto debe especificar claramente el criterio y la evidencia de auditoría que fundamentan el hallazgo.
  • Sea responsable en sus apreciaciones personales, preferiblemente estas deben hacerse en base al criterio, evidencia, alcance y objetivo de auditoría. Lo demás sobra y confunde a la organización.
Frente a la recopilación de la evidencia de auditoría.
  • Participe en cuanto a la aclaración de preguntas por parte del auditor y la aclaración de respuestas del auditado, siempre pidiendo la palabra respetuosamente al auditor.
  • No permita ni participe en la construcción de evidencia de auditoría durante la misma, esto no es una práctica ética.
  • Puede orientar al auditado sobre las actividades que se realizaron durante la asesoría para dar cumplimiento a este requisito, con esto el auditado concluye autónomamente la información pertinente para presentar.
  • Sea claro en las preguntas. No se salga del alcance, objetivo y criterios de auditoría.
  • Los auditados no necesariamente conocen el contenido normativo o la terminología de los requisitos de la norma auditada, por esto el lenguaje debe ser lo más claro posible.

Nota: Para entender mejor estas recomendaciones lo invitamos a leer los dos blogs: Como elaborar listas de verificación y redacción de hallazgos en nuestra página web en la sección de Blog.

Frente al Ego.
  • Estar tranquilo, debe saber que esto no es una prueba de conocimiento y no debe convencer al auditor que sabe del tema. En caso que se sienta ofendido no se altere y siempre enfóquese en el hallazgo, es decir sobre el criterio y la evidencia de auditoría, lo demás es trivial.
  • Aprovechar cualquier pausa (Almuerzo o desplazamientos) para romper el hielo y dar confianza, incluso conocerse.
  • Reconocer al consultor como un gestor de la organización, no es un enemigo ni una piedra en el zapato.
  • No confrontar al consultor, mucho menos levantando la voz, sencillamente tenga presente redactar muy bien los hallazgos.

Espero esta información permita que se optimice la participación del consultor en las auditorías de tercera parte. Los consultores son vitales y son los principales gestores de los sistemas de gestión, debemos contribuir de lado y lado a promover el mejoramiento continuo de la organización, esto teniendo en cuenta que en la mayoría de los casos la implementación de las normas es voluntaria y depende de estos dos roles que los sistemas de gestión cumplan su cometido y aceptación en el mercado. Así que este es un interesante reto para las dos partes, la tolerancia es el camino.

Recuerda que puedas encontrar los formatos relacionados acorde a este blog en nuestra sección de descargas.

Si no sabes como hacer tu programa o plan de auditoría en los siguientes blogs lo puedes averiguar: Cómo hacer un Plan de Auditoría Interna basado en la ISO 19011:2018 y Cómo hacer un programa de auditoría interna ISO 19011:2018 


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29-08-2018 |Categoría: General | 0 Comentarios

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